Allestimento sale riunioni
In questo articolo parliamo di allestimento sale riunioni, con monitor, videoconferenza e accessori per la proiezione di contenuti.
L’allestimento sale riunioni è una fase importante nella creazione di uno spazio di lavoro importante per moltissime aziende e professionisti.
Perchè è importante fare un efficace allestimento sale riunioni?
E’ molto importante allestire la sala riunioni in modo ottimale, per poter rispondere alle esigenze sempre crescenti, in merito a funzionalità quali:
- Brainstorming
- Presentazione di progetti e formazione
- Videoconferenza (con uno o più piattaforme di comunicazione)
- Proiezione
- Condivisione di contenuti
- …
Tutte queste funzioni, richiedono dispositivi e applicazioni il più possibile integrate tra di loro al fine di rendere l’esperienza d’uso la migliore possibile, e non richiedano apprendimento con ore di formazione.
La sala riunioni è un ambiente condiviso e quindi deve essere una priorità la semplicità d’uso, ma non deve essere mai secondaria alla funzionalità e all’efficienza delle soluzioni in usi.
Da dove partire per un efficace allestimento sale riunioni?
Per allestire una sala riunioni, è necessario disporre di un budget, di una stanza dedicata, di tavoli idonee in dimensioni e disposizione e quindi, cosa di cui parleremo in questo articolo, dei dispositivi per sale riunioni.
Se la sala riunioni è di piccole dimensioni, ad esempio con un tavolo da 3-5 persone, è relativamente semplice ed economico allestirla.
Questo perchè non richiederà schermi di grandi dimensioni ed il sistema per conferenza audio e videoconferenza, potrà essere selezionato tra soluzioni con costi relativamente bassi.
Un esempio di allestimento sale riunioni da 5 posti:
Monitor da 55″ (come Maxhub ND55)
Sistema di videoconferenza con audio integrato Yealink meetingbar A20-025 A10-015 A40-031…
Condivisione contenuti già integrato nel sistema di videoconferenza.
Alternativa economica, per piccole sale riunioni, con monitor/tv esistente:
Fanvil Linkvil CA400 con cui gestire sia la webcam, sia il microfono/speaker, sia la condivisione di contenuti (tutto incluso).
In questo caso si utilizza un laptop come sorgente.
Questa soluzione non è espandibile e copre un tavolo di max 8 persone.
Il CA 400 ha uno speakerphone da collegare al laptop. Questo speakerphone funge anche da trasmettitore wireless verso telecamera e monitor. Quindi anche la condivisione dei contenuti è completamente wireless.
Non richiede nessun cavo tra monitor/videocamera ed il tavolo.
Per un buon allestimento di sale riunioni di dimensioni maggiori, oltre 8 partecipanti, è d’obbligo valutare anche l’insonorizzazione della sala, magari predisporre un trattamento acustico per ambienti con eco (soprattutto se ci sono geometrie parallele, superfici vetrate e magari pochi mobili).
Comunque, va detto che i sistemi di videoconferenza di ultima generazione come le meetingboard Yealink e Maxhub (con videoconferenza integrata), sono dotati di sistemi di abbattimento dei rumori ambientali e dell’eco.
Nei casi limite, in cui non sia possibile avere trattamento acustico e dove è presente una forte eco, è sempre possibile valutare l’installazione di microfoni direzionali a collo di cigno come le soluzioni SPON. L’unità centrale SPON viene connessa all’ingresso audio del sistema di videoconferenza, solitamente costituito da un jack femmina da 3,5 mm.
Attenzione: Se si collega un sistema microfonico in questo modo 8ovvero come microfono esterno analogico), si perdono le funzioni di tracking automatico che operano sul riconoscimento della posizione di chi parla (speaker tracking o voice tracking).
In queste sale riunioni devono essere gestiti vari parametri ambientali, come la giusta illuminazione, l’eco dell’ambiente, le dimensioni del monitor sulla base della grandezza della sala e della distanza quindi, tra il monitor e la persona seduta nella postazione più lontana del tavolo.
Ipotizzando l’allestimento sale riunioni da 13 postazioni con distanza massimo da monitor di 4 metri, potremmo considerare alcune proposte di seguito descritte:
Allestire sala riunioni con videoconferenza avendo già un monitor-TV
Nel caso esistesse già un monitor TV di dimensioni adeguate, potremmo installare una Yealink Meetingbar A40 o A30
A40 e A30 sono disponibili in varie versioni, ovvero con o senza display touch da tavolo.
La A40 permette la condivisione contenuti con collegamento via USBC al display da tavolo.
Ha microfoni di espansione
A30 utilizza un dongle USB wireless ed ha anch’essa microfoni di espansione (max 2) cablati o wireless
Queste soluzioni permettono di usare un laptop per l’utilizzo di client diversi da teams Rooms o Zoom, in quanto, nativamente, le meetingbar possono essere impostate con Teams Rooms o Zoom (non entrambi).
Quindi, per usare altri client di videoconferenza si collega un laptop.
Sala riunioni con monitor TV e PC o miniPC – laptop esistenti
Se esiste monitor e pc o laptop e si utilizzano vari client di videoconferenza, può aver senso, anche epr contenere i costi, installare una webcam con audio integrato (video soundbar).
In questi casi il nostro suggerimento va verso le EZCAM-M1KPSE, oppure le videocamere USB Ipevo Totem, offrono risoluzioni 4K e un angolo di visione ampio (8fino a 360° nel caso di Ipevo Totem 360), ottimizzando la visibilità durante le riunioni.
Inoltre, la possibilità di zoomare automaticamente sui partecipanti (speaker tracking e autoframing), permette di ridurre il bisogno di intervento manuale, migliorando l’esperienza.
Microfoni e speakerphones
Per evitare che i partecipanti non possano sentire o vengano sentiti in modo distorto, dispositivi come il Yealink CP965 o i microfoni aggiuntivi EZAUDIO da tavolo e da soffitto, fino al sistema con microfoni a collo di cigno per grande sala riunioni, come i microfoni Spon, che supportano cablaggio o wifi, registrazione delle sessioni, collegamento a sw esterni per registrazione e streaming…
Per piccole sale riunioni, avendo un sistema o un PC bluetooth, sono utilizzabili gli speakerphone Jabra speak e speak2, oppure Yealink CP900, oppure i Fanvil CS20, CS40…
Microfoni con speaker Ipevo Vocal espandibili fino a6 unità. Fino a 24 persone
Condivisione dei contenuti su monitor o proiettore
Per semplificare e migliorare l’esperienza di condivisione dei documenti, delle presentazioni e delle applicazioni, sono necessari dispositivi che permettano l’integrazione con le piattaforme software come Teams, Zoom e Meet.
Dispositivi di condivisione wireless: Soluzioni come Yealink Roomcast, permettono di avere un sistema di condivisione contenuti, wireless, fino a 4 PC Laptop simultaneamente.
Questo tipo di dispositivo consente ai partecipanti di condividere documenti e presentazioni in tempo reale, semplicemente collegando il proprio dispositivo alla rete della sala riunioni.
Alcune videoconferenze sono dotati di sistema di condivisione nativamente, anche con le applicazioni più diffuse.
In molti casi, come per le Yealink Meetingbar, Meetingboard lavagne interattive con videoconferenza integrata), sistemi MVC, Smartvision di Yealink, sono disponibili dongle USB wireleless, che arricchiscono il sistema di videoconferenza, permettendo di presentare contenuti e/o di utilizzare client e applicazioni di videoconferenza “non Teams”, ad esempio, i vari Meet, Skype, Zoom, Webex etc.
Monitor
Possiamo valutare monitor passivi (digital signage), oppure lavagne interattive con le quali, oltre a gestire la videoconferenza, avviare sessioni di brainstorming e agire sui contenuti proiettati.
Ma la tendenza attuale, dovendo organizzare una sala riunioni, va verso l’utilizzo di smart monitor, o meetingboard,.
Questi monitor sono di fatto un concentrato di tecnologia e racchiudono più dispositivi in uno.
La soluzione monitor all in one, apporta notevoli benefici.
Innanzitutto la facilità d’installazione e utilizzo dovendo gestire un solo dispositivo anzichè dover getsire tv, videoconferenza, microfoni e pc separatamente.
Inoltre anche a livello di investimento, la scelta di una meetingboard è vincente, in quanto porta un risparmio evidente anzichè l’acquisto di più dispositivi separati (di pari qualità).
Tra i monitor per sala riunioni interattivi, segnaliamo le Meetingboard Yealink e i monitor Maxhub.
La differenza sostanziale tra le due soluzioni è che mentre Yealink ha un istema operativo Android ed è quindi immediatamente utilizzabile senza un PC (comunque sempre applicabile), i monitor Maxhub, richiedono un OPS (un PC dedicato custom da inserire in uno slot posto sul retro del monitor).
L’OPS Windows Maxhub, da quindi accesso a tutte le funzioni e programmi utilizzabili con Windows, rendendolo più potente e flessibile delle Meetingboard.
Va detto che Meetingboard supporta comunque un OPS opzionale.
Trascrizione e traduzione simultanea
La soluzione a questa esigenza è il SW IPEVO Vurbo.
Questa soluzione permette di avere un sistema di trascrizione del parlato sul monitor della sala riunioni.
Consente inoltre la traduzione simultanea in molte lingue.
Le licenze sono per consumo ad ore oppure annuali.
Prova gratuita disponibile.
Le soluzioni proposte da marchi come Yealink, Ezdirect, Linkvil, MAxhub, Spon e Ipevo permettono di migliorare l’efficacia delle videoconferenze, la qualità dell’audio e della video, nonché la facilità di condivisione dei contenuti.
Investire in una sala riunioni ben attrezzata significa ridurre al minimo gli ostacoli tecnologici e ottimizzare il tempo e le risorse durante le riunioni virtuali e le presentazioni.
Per qualunque esigenza puoi contattare il nostro staff di consulenti esperti chiamandoci al numero 0585821163 oppure puoi richiedere un preventivo dal nostro sito web