Come allestire una videoconferenza per sale riunioni

di | 4 Marzo 2020

Impostare una videoconferenza per sale riunioni è piuttosto facile quando si dispone degli strumenti giusti. Utilizzare questa metodologia di comunicazione in tempo reale, permette ai partecipanti di condividere dati, opinioni e strategie, senza dover per forza essere nella stessa stanza.

Mettere in comunicazione diverse sedi della medesima azienda od organizzare meeting coi clienti per pianificare nuovi piani d’azione, diventa incredibilmente immediato e accessibile. Non serve essere tecnici esperti per allestire una videoconferenza di qualità: tutto quello che serve è seguire alcuni semplici suggerimenti e acquistare dispositivi affidabili.

 

Preparare una sala riunioni per la videoconferenza

Prima di pensare ai dispositivi di cui munirsi, è imperativo allestire a dovere una stanza per ospitare le riunioni tramite videoconferenza. Anche se all’apparenza questa operazione può sembrare banale, ci sono alcuni piccoli accorgimenti che possono fare un’enorme differenza sulla qualità finale dell’esperienza di meeting.

Innanzitutto è cruciale tenere conto dello spazio. I dispositivi per videoconferenza sono in grado di garantire una buona qualità fino ad uno specifico numero di partecipanti (che varia a seconda del modello scelto), quindi sapere in anticipo quante persone devono essere coinvolte, può aiutare a compiere una scelta più oculata.

L’isolamento acustico della stanza è un altro fattore che può influire sulla qualità audio del meeting. Allestire una videoconferenza in sale riunioni di dimensioni adeguate e correttamente insonorizzate, è quindi un ottimo modo per garantire un audio cristallino e privo di echi.

Anche l’illuminazione gioca un ruolo importante, soprattutto se la videoconferenza prevede l’illustrazione di grafici su lavagne fisiche. Tutti devono poter vedere bene, per questo la luce deve essere studiata a dovere, sia essa naturale che artificiale.

 

Videoconferenza in cloud: il futuro della comunicazione

Una volta preparata a dovere una room dedicata, è il momento di scegliere la tecnologia e i dispositivi che renderanno possibile concretamente il meeting a distanza. Il futuro tecnologico della videoconferenza per sale riunioni è il cloud.

Questo particolare sistema (che sfrutta il collegamento internet per connettere altre sedi o partecipanti, oppure colleghi in telelavoro) è la soluzione più facile e immediata per mettere in comunicazione fra loro sale riunioni ubicate a chilometri distanza. EzMeeting è il servizio di abbonamento di EzDirect dedicato alle videoconferenze più scelto dalle aziende italiane e non solo.

Con il download di un client software dedicato e gratuito (disponibile sia per PC ma anche per mobile), connettersi ad altre sale riunioni non è mai stato più facile. Grazie al supporto di H323, SIP e WebRTC, qualunque dispositivo che impiega queste tecnologie può essere sfruttato per accedere alla videoconferenza (anche senza video).

Questa soluzione offre un’ampia libertà di scelta sui dispositivi fisici da collocare nella sala riunioni per rendere possibile la videoconferenza. L’opzione migliore è quella relativa ai sistemi di videoconferenza all in one, che integrano una discreta quantità di funzioni al loro interno (cam, microfono, scheda di rete, ecc).

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